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公司的5個章各有什麼用?應該如何保管?千萬不要用錯!
發布時間:2019-05-29 17:34:55        閱讀數:        來源:        

每個公司都有印章,每個印章的作用各不相同,但是都代表着公司的意志,具有特定的法律效力,因此了解各印章的作用并加強印章保護工作非常重要。下面,我們就主要來看一下。

 

公司章主要有5枚,分别是公章、财務章、合同章、發票章、法人代表人名章。

 

需要注意的是,除法人章外,其它4個章需要根據相關規定到工商、公安、開戶銀行備案或預留印鑒。

 

公司公章

 

公司效力最大的一枚章,是法人權利的象征。除法律有特殊規定外(如發票的蓋章),均可以公章代表法人意志,對外簽訂合同及其他法律文件。

 

使用範圍:凡是以公司名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。

 

保管者:一般來說,公章的掌管者應該是公司創業者或其最信任的人,例如:董事長或總經理。

 

财務章

 

使用範圍:通常與銀行打交道的時候會用到,比如銀行的各種憑據、彙款單、支票的用印。另外,也會用于财務往來的結算等。

 

保管者:一般由企業的财務人員管理,可以是财務主管或出納等。

 

合同章

 

使用範圍:單位對外簽訂合同時使用,可以在簽約的範圍内代表單位,在合同上加蓋合同專用章,單位需承受由此導緻的權利義務。

 

一般來說,創業初期可以直接用公章蓋合同,減少一支公章可以減少風險(比如遺失、公章私用等)。

 

保管者:可以是公司法務人員、合作律師或行政部門等。

 

發票章

 

企業、單位和個體工商戶在購買和開發票時,需要加蓋發票章。印章印模裡含有其公司單位名稱、發票專用章字樣、稅務登記号。

 

根據《發票管理辦法實施細則》的規定,通常需要在發票聯和抵扣聯加蓋發票專用章。

 

注:蓋在發票上,或蓋在發票領用簿才有效。

 

保管者:一般由财務部門的發票管理員保管

 

法人代表人名章

 

使用範圍:法人章主要用于公司有關決議,以及銀行有關事務辦理的時候用。印章印模裡含有其公司單位名稱、發票專用章字樣、稅務登記号。通常用在注冊公司、企業基本戶開戶、支票背書的用印。

保管者:一般是法人自己,也有讓公司财務部門出納人員管理的情況。

 

(注:印章保管者沒有特定的法律規定,可依公司情況設定保管者,上述僅供參考。)

 

公司各種印章的權限不一,所有文件加蓋印章都必須得到重視。所以說公司印章的保管工作必須要引起重視。

 

公司印章的保管,應實行印章專人保管、負責人印章與财務專用章分管的制度,并嚴格執行保管人交接制度。一般來說,公司印章的保管具體可以采用以下措施:

 

1、印章管理者:明确印章管理者的崗位法律風險防控意識及責任
公司可以要求印章保管或管理者簽訂“法律風險崗位承諾書”,明确保管者的法律風險防控意識及職責,同時也要加強對他們印章管理工作的法律防範教育,使其充分認識到印章的重要性,加強印章管理的技能和法律風險防範意識。

 

在加強管理者的崗位意識的同時,也要建立規範的印章管理規定,如:明确印章管理者的管理職責,規範印章使用的業務流程,以及定期檢查印章使用情況等,使印章管理工作做到有規可依,有章可循。

 

2、印章使用:建立并使用統一的印章使用審批制度和使用登記表

公司應建立并使用統一的印章使用審批制度和使用登記表,使用者要遵守公司的印章使用規定。一般來說,經企業領導批準後,印章使用者應填寫統一的用印登記表,企業文書人員對用印文件要認真審查,審核與申請用印内容、用印次數是否一緻,然後才能在相關文件上用印。

 

需要注意的是,使用印章時,要确保由印章保管人員親自用印,不能讓他人代為用印,同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。一般情況下,未經企業主要領導親自批準,不允許使用者将印章攜帶外出,即使需要外出攜帶,最好指定可信任的人随往,确保印章安全。

 

3、嚴格控制或禁止在空白文件上蓋印章

印 章使用過程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白紙張、空白單據、空白介紹信等上面加蓋公司印章,如遇特殊情況,必須要經過公司核心管理 者的同意,如果加蓋印章的空白文件無用後,持有者也要該空白文件退回印章管理部門(如行政部、辦公室),請其妥善處理,從而确保用章安全。

 

4、對變更或撤銷的部門或公司及時處理相關印章

企業所屬部門發生變更或被撤銷後,印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬分公司注銷後,在工商注銷手續完成後,必須收繳分公司包括行政印章、合 同專用章、财務專用章、負責人名章等在内的全部印章及用印記錄;項目部關閉後,項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業印章管理部門。企業印章管理部門會同 法律部門将收繳的印章統一銷毀,用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。

 

5、印章不小心遺失了,該怎麼辦?

印章遺失必須在第一時間向公安機關報案,并取得報案證明,同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。

 

之後,在進行補刻時,要拿上公安機關的報案回執、登報申明、補刻印章申請書等材料到當地公安機關進行備案,然後到指定印章公司進行刻章。

 

公章丢失,即使自己保留了所有的公章信息,例如樣式和編碼,也不能私自進行刻章,否則将面臨拘留的行政處罰。

 

對印章法律效力的評判,是價值判斷而非事實認定,所以主要體現在發生争議時。簡單舉幾個經常會碰到的情形:

 

1、錯用印章

内部印章對外使用,如人力章、行政章對外簽訂合同。印章類型錯誤使用,如對賬單上加蓋稅務章,勞動合同加蓋财務章。一般情形下僅有印章不發生效力,但如蓋章的同時有經辦人簽字,則是否對公司生效取決于該經辦人是否為代理人或合同指定的特定經辦人。

 

2、僞造印章

如果經鑒定與工商、公安備案的印鑒不一緻,一般可認定不代表公司意思,也就是公司無需對此負責。但是,如果公司的法定代表人同時有簽字(不是簽章),一般會 推定對公司有約束力;如果與相同的交易對象有類似交易并已履行完畢(典型如之前的合同、對賬等),也會推定對公司有約束力。

 

3、分公司印章的效力

根據公司法,分公司不具備法人資格,産生的責任由公司承擔,其地位類似于公司的内設機構。但分公司與普通内設機構因公司法的特殊規定而産生不同的後果,如分公司可以作為民事糾紛中的被告,而内設部門就不行。公司的事務加蓋分公司的印章,一般會對公司有約束力。


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